Dominare il tempo per migliorare i risultati sul lavoro
Probabilmente è sbagliato parlare di dominare il tempo, sappiamo tutti fin troppo bene che è impossibile. Quello che puoi fare, però, è controllare ciò che fai tra un ticchettio e l’altro dell’orologio. Questo torna particolarmente utile quando si parla di lavoro.
Imparare a dominare il tuo tempo significa implementare le tue performance lavorative, ottimizzare i processi e aumentare la produzione.
Segui queste 10 semplici regole per imparare a gestire il tuo tempo e migliorare i tuoi risultati sul lavoro.
Ottimizza la gestione del tuo tempo
10 regole per dominare il tempo e migliorare i tuoi risultati
#1 Determina le tue priorità
Per un’efficace gestione del tempo, non c’è niente di più importante che stabilire le tue priorità. Se vuoi essere produttivo al massimo nel tempo che hai a disposizione, devi sapere cosa vuoi. Poiché hai una sola vita, dovresti decidere e progettare ciò che vuoi da essa in ogni ambito (in questo caso, soprattutto quello lavorativo). È molto facile rimanere intrappolati in attività che ti allontanano dalle tue priorità e dai tuoi piani, quindi chiarisci prima cosa è più importante.
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#2 Concentrati sui risultati
Uno dei motivi per cui così tante persone lottano sempre contro il tempo è che hanno un elenco di attività da svolgere, una “to-do-list”, che indubbiamente li stressa. Anche le persone più produttive hanno questo genere di liste, ma sono focalizzate sui risultati dei compiti, non sui compiti in sé. Supponiamo che tu voglia aumentare le vendite della tua attività di 100.000 € . Tale crescita richiederà probabilmente molte cose da fare e i compiti potrebbero mutare in corso d’opera. Ad esempio, come compito nella tua check-list potresti inserire “Vai a cena con i clienti importanti”. Il risultato auspicato potrebbe essere “approfondire la relazione con i clienti migliori per incentivarli ad investire nel mio progetto”; come vedi, conta il risultato, non il compito. Perciò, non è importante dove porti il tuo cliente a cena o quanto spendi per lui. Potresti proporgli qualcosa di divertente che faccia passare una serata piacevole anche a te (bowling? Partita a biliardo al pub?) e scoprire che ottieni risultati ancora migliori che in una noiosa cena elegante.
#3 Tratta tutto come se fosse un progetto
Un modo per migliorare la tua gestione del tempo è quello di trattare tutto come se fosse un progetto. Un progetto sarà probabilmente composto da diverse attività, prevederà delle tempistiche precise e avrà a disposizione un certo budget. Quando tratti i risultati importanti come un progetto, pianifichi le tue azioni nel tempo e stabilisci le tempistiche per completare le attività necessarie, trasformando un elenco di attività in qualcosa di più sostanziale.
#4 Stabilisci una routine
Se la tua routine è metterti al lavoro immediatamente al risveglio, fare una corsa o un allenamento, stai facendo la cosa giusta. La disciplina migliorerà la tua gestione del tempo. Potresti avere una routine mattutina, una routine pomeridiana, una routine settimanale o una routine per rivedere le tue priorità. L’abitudine ti permette di sbrigare le cose più velocemente.
#5 Delimita i tuoi confini
Quando dici “sì” a piccole cose (piccoli contratti magari), stai dicendo “no” a cose più grandi. È difficile gestire il tuo tempo quando non ti poni dei limiti. Alcune persone pretendono il tuo tempo e la tua attenzione sul lavoro, ma non sempre i loro bisogni sono reali. Senza confini stabiliti, non sarai mai in grado di proteggere il tempo necessario per le tue priorità. Senza dubbio ti verrà chiesto da altri (magari colleghi) aiuto con i loro progetti, alcuni dei quali saranno interessanti anche per te. Tuttavia, quando accetti di fare da supervisore all’azione di business di qualcun altro, stai dicendo no alle cose che sono più importanti per te. Dire “no” è una strategia potente e necessaria, se vuoi gestire meglio il tuo tempo.
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#6 Pianifica giorni e settimane
I minuti si trasformano in ore, ore in giorni, giorni in settimane e settimane in mesi. È facile sprecare il tuo tempo quando non hai deciso in anticipo cosa ne farai. Una volta che conosci le tue priorità, puoi programmare i tuoi giorni e le tue settimane, iniziando ogni giornata con un solido piano per fare progressi su alcune cose importanti. Così quando inizi a lavorare, non perderai tempo a decidere cosa devi fare.
#7 Dai priorità alle tue priorità
Anche se hai un programma, forse non gli stai riservando molta attenzione e concentrazione. Hai alcune ore del giorno in cui la tua concentrazione e la tua forza di volontà sono più forti (al mattino, per esempio). Dedica le tue migliori energie ai compiti importanti. Rifiuta di concedere quelle ore di produttività a cose come il controllo delle e-mail o a postare sui social media. Fai invece le poche cose che ti avvicinano ai risultati che devi produrre.
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#8 Aggrega le tue attività
Svolgere alcune mansioni è inevitabile, ad rispondere alla tua e-mail o alle chiamate; dovrai anche pagare le bollette e compilare documenti. Questi compiti si prestano all’aggregazione. Invece di tornare a più mandate nella tua casella di posta, controllala solo tre volte al giorno ed elabora in modo completo le e-mail (se le leggi, decidi cosa farne, fallo o mettile in un elenco di attività e infine archiviale). Se hai intenzione di pagare le tue bollette o fare i rendiconti delle spese, resta concentrato e sbriga tutte queste faccende una volta per tutte, invece di sprecare altro tempo prezioso tornandoci e dovendo riprendere da dove hai lasciato (cosa che ti farà perdere molto più tempo, sappilo).
#9 Utilizza un Task Manager
L’idea di Task Manager di alcune persone è quello dello schermo di un computer coperto di post-it (forse non è la soluzione più elegante né la più adatta ai dispositivi mobili, no?). Sarebbe meglio che tutti i tuoi progetti e compiti fossero riposti in un posto in cui sei sicuro di non perdere qualcosa. Se ti piacciono i task manager elettronici, ce ne sono dozzine di buoni. Se preferisci l’analogico, le vecchie agende funzionano ancora bene, purché ti annoti tutto lì. Qualunque sia la tua scelta, concentrati solo su quello strumento.
#10 Decidi cosa non fare
Un elenco di cose da non fare è importante tanto quanto un elenco di attività. Cosa mettere in questo elenco? Che ne dici di “Non aprire la posta elettronica come prima cosa al mattino”. Oppure, “Non consentire alle persone di interrompere i momenti di concentrazione”. Se vuoi gestire ancora meglio il tuo tempo, prova: “Non lasciare che gli altri pongano le loro priorità al di sopra delle mie “, sapendo che puoi fare eccezioni quando necessario. Un elenco di cose che non sei disposto a fare ti aiuterà a gestire meglio il tuo tempo.
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