Cos’è un Software Gestionale e in che modo può rivoluzionare la tua Azienda

Nelle aziende moderne bisogna ottimizzare al massimo tutti i processi per stare al passo con i cambiamenti repentini di mode, necessità e mercati, ma soprattutto con la grande concorrenza che c’è a livello mondiale. Per questo, sia nelle grandi aziende che nelle piccole realtà imprenditoriali, sempre più spesso viene adottato un Software Gestionale.
Ma cosa sono i software gestionali? In questo articolo faremo un po’ di chiarezza su questi strumenti tecnologici all’avanguardia che hanno rivoluzionato tutti gli aspetti della gestione di un’impresa.

Scoprirete insieme a noi che un Software Gestionale non solo migliorerà il vostro modo di lavorare. ma sarà in grado di far crescere il vostro business, rendendo più efficiente la produzione e aumentando le vendite.

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Cos’è un Software Gestionale?

Un software gestionale, chiamato spesso semplicemente Gestionale, è un programma informatico che organizza e rende automatici la maggior parte dei processi aziendali. Servendosi della rete internet (ma spesso consultabili anche offline), questi applicativi riescono a immagazzinare e organizzare una grande mole di dati. Solitamente, ogni Software Gestionale viene personalizzato con le funzioni utili all’esercizio che lo dovrà utilizzare, ma spesso, soprattutto nel caso di tecnologie molto avanzate, è il software a modellarsi sui bisogno dell’azienda.

Ovviamente, i software gestionali si sono sviluppati con l’avanzare delle tecnologie, andando di pari passo con l’evolversi di pc, smartphone e tablet dagli anni ’90 in poi. Oggi che la digitalizzazione delle imprese è fortunatamente molto avanzata, è diventato quasi impensabile affrontare la gestione di un’azienda senza uno strumento avanzato che facilita e velocizza la maggior parte dei processi.

I principali reparti di cui si occupano i software gestionali sono:

• La contabilità
• Il magazzino
• La produzione
• Il budgeting
• L’analisi finanziaria
• Funzioni specifiche (si pensi alle struttura alberghiere o ai ristoranti)

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Cosa fa un Software Gestionale?

In base alle aree di occupazione aziendale che abbiamo poco sopra elencato, un Software Gestionale dovrebbe sempre garantire alcune funzioni:

• Gestione dei contatti: possibilità di stabilire appuntamenti, immagazzinare i contatti, inviare comunicazioni personalizzate
• Contabilità e Amministrazione: gestione contabile e amministrativa dell’azienda, che prevedere l’automazione di molte procedure burocratiche e la produzione e conservazione delle fatture
• Cura dei Clienti: gestione del cliente durante tutto il suo ciclo di vita, dalla conversione alla fidelizzazione, passando per la vendita
• Gestione dei Fornitori: ordini, fatturazione, rifornimento materie prime e registrazione merce in entrata
• Magazzino: gestioni di entrate e uscite, rifornimenti, depositi e inventario
• Produzione: controllo di tutto il processo produttivo, dai materiali utilizzati alla risorse impiegate.

Ovviamente, non tutti i tipi di azienda necessitano di queste funzioni, come non tutte le funzionalità in questa lista sono sufficienti in alcuni settori. Possiamo dire che la stragrande maggioranza delle PMI e delle aziende in Italia usano la funzione di gestione clienti e quella di contabilità e amministrazione.

Le caratteristiche che deve avere un buon Software Gestionale

Un buon Software Gestionale si può definire tale quando migliora la vita dell’azienda in tutti i suoi aspetti. Vediamo nel dettaglio le caratteristiche indispensabili che dovrebbe avere un Software Gestionale efficace.

Facilità di utilizzo

Per prima cosa, il Software Gestionale non dovrebbe mai complicare la vita di chi lo utilizza, bensì facilitarla. Dunque, dovrebbe essere innanzitutto intuitivo da consultare e navigare anche per chi ha poca dimestichezza con le tecnologie. Una progettazione user-friendly favorisce il processo di apprendimento e velocizza l’utilizzo dell’applicativo.

Come diretta conseguenza, se le persone saranno veloci nell’assegnare i compiti e sbrigare le pratiche, anche tutti gli altri processi aziendali si velocizzeranno. Un applicativo semplice da usare sarà ottimale anche in vista di un turn-over del personale: meno tempo ci vorrà perché i nuovi apprendano il funzionamento del Gestionale, più sarà efficiente l’andamento aziendale.

Per assicurare la massima fruibilità del Software a tutti, potresti prevedere tutorial, guide e anche un corso di aggiornamento.

Scalabilità e Flessibilità dell’applicativo

Una delle caratteristiche più importanti che un buon Gestionale dovrebbe sempre avere è la possibilità di adattarlo alle esigenze in evoluzione delle aziende. Questa qualità si definisce scalabilità e consiste nel poter modificare e aggiungere parti e funzioni all’applicativo madre. L’ideale per questo aspetto sono i Software pensati a moduli.

Per flessibilità intendiamo invece la capacità dell’applicativo di adattarsi alle esigenze specifiche dell’azienda, che possono anche mutare nel tempo. In questo senso è dunque importante scegliere un Software gestionale che permette di adottare soluzioni personalizzate.

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Integrazione con gli altri sistemi Hardware e Software

Un buon Software Gestionale dovrebbe sempre garantire la possibilità di integrarsi perfettamente con i sistemi hardware preesistenti, in modo tale che l’azienda non debba andare incontro ad altre spese dovute a un investimento strutturale. Inoltre, il Gestionale dovrebbe essere in grado di interfacciarsi con altri applicativi e programmi, per permettere di lavorare con tutti gli strumenti tecnologici a disposizione dell’organizzazione. Si pensi ad esempio alla possibilità di caricare o scaricare liste di contatti, prodotti, fornitori in formato CSV o XLS.

Aggiornamento Software e assistenza dedicata

Un aspetto da non sottovalutare per il buon funzionamento di un Software Gestionale è la sua parte più strettamente tecnica. Il suo sistema operativo dovrebbe essere sempre aggiornato, per permettere alle funzioni di essere sempre più veloci e performanti.

Inoltre, dovrebbe essere sempre garantita una pronta assistenza da parte della casa produttrice del Software, sia formativa che tecnica. Infatti, per quando l’applicativo sia intuitivo nell’utilizzo, è importante che chi ha progettato il software sia in grado di fornire tutte le informazioni necessarie e gli interventi strutturali attraverso diversi canali; per comodità, suggeriamo di scegliere un Software Gestionale controllabile da remoto direttamente dal produttore.

I vantaggi che un Software Gestionale porta alla tua azienda

L’adozione di un Software Gestionale di ultima generazione da parte di molte organizzazioni non è solo dettata dall’inarrestabile avanzamento della tecnologia, ma da vantaggi concreti che lo rendono ormai indispensabile. Un buon applicativo aziendale:

• Rende più veloci, più precisi e più sicuri tutti i processi aziendali: un sistema informatico non solo velocizza le procedure, ma le automatizza eliminando possibili errori umani o passaggi omessi; inoltre la memorizzazione sia in locale che in cloud che molti applicativi di ultima generazione consentono, assicura la conservazione di tutti i dati senza pericolo di smarrimento.
• Consente di rendere più facile la delegazione di compiti e procedure, senza perderne mai il controllo centrale
• Dà la possibilità di creare collaborazioni tra più reparti aziendali in modo rapido e spontaneo
• Permette di seguire in modo dettagliato tutto il ciclo di vita di un cliente, migliorando la customer care e il processo di fidelizzazione; in questo modo si evitano abbandoni e lamentale e si sfruttano tutte le occasioni di remarketing e referenze.
• Si possono realizzare analisi avanzate incrociando dati di più clienti, di più reparti di produzione, di diversi anni; in questo modo è possibile creare strategie di marketing data driven.
• Abbassa i costi di produzione: un Software Gestionale elimina i tempi morti e riduce l’impegno delle risorse interne dell’azienda

Abbiamo qui elencato solo alcuni dei vantaggi che può portare l’utilizzo di un Software Gestionale alle imprese. Solo sperimentandone uno di ultima generazione potrai scoprire tutti gli incentivi di cui gioverà la tua azienda nello specifico.

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